⚠️ Backoffice mit KI-Assistenten im Handwerk: Wo anfangen, wonach suchen, was kostet’s?
Ein kleiner Betrieb will Telefon, Terminplanung, Offerten-Skizzen oder Dokumentation mit KI entlasten. Das ist heute machbar – wenn man gezielt sucht, klein startet und messbar prüft. Hier der praxisnahe Überblick ohne Verbandsumwege.
Wo informieren – und wo Anbieter finden?
Die besten Einstiege sind Produkt- und App-Marktplätze sowie neutrale Software-Vergleichsseiten. Dort seht ihr echte Funktionslisten, Preise, Bewertungen und oft Live-Demos.
Software-Vergleichsseiten: Capterra, G2 (Filter: „Voicebot“, „KI Telefonassistent“, „Terminbuchung“, „Dokumentations-Automatisierung“).
App-Marktplätze (beste Integration zuerst prüfen):
CRM: HubSpot App Marketplace, Salesforce AppExchange.
Büro/Kommunikation: Google Workspace Marketplace, Microsoft AppSource/Teams-Store.
Automatisierung: Make (ehem. Integromat) Directory, Zapier App Directory.
Cloud-Telefonie/Contact-Center-Anbieter mit KI-Modulen (Stichworte unten).
Freelancer/Dienstleister mit Handwerksfokus (z. B. Malt, Upwork) – für Setup und Anpassungen.
👉 Tipp: Sucht zuerst in dem Ökosystem, das ihr schon nutzt (z. B. euer CRM oder eure Telefonanlage). Eine solide Integration schlägt die „beste Einzellösung“.
Konkrete Suchbegriffe (Deutsch, CH-Kontext)
Telefon/Erreichbarkeit: „KI Telefonassistent Schweiz“, „Voicebot Terminvereinbarung Handwerk“, „deutsch schweizerdeutsch Spracherkennung“, „Anruf-Zusammenfassung KI“, „Rückruf automatisch“.
Offerten & Doku: „KI Offerte Vorlage Handwerk“, „Bau Foto-Dokumentation automatisch“, „Protokoll aus Bildern erzeugen“, „PDF Checkliste Bau KI“.
Planung & Nachfassen: „Terminbuchung Handwerk Online Assistent“, „Nachfassen automatisch Mail SMS“, „Kalender Integration Teams/Google“.
Automatisierung allgemein: „Make Szenario Telefon“, „Zapier Call-Workflow“, „CRM Deal automatisch erstellen KI“.
Recht & Datenschutz: „DSG Schweiz Auftragsbearbeitung Vorlage“, „Einwilligung Telefonaufzeichnung Schweiz“.
Was ist heute sinnvoll – und wie setzt man’s auf?
Als Hybrid-Modell: Die KI macht Fleissarbeit, der Mensch übernimmt Ausnahmen und Entscheide.
1. Erreichbarkeit & Termine: KI nimmt Anrufe freundlich entgegen, schlägt Zeiten vor, versendet Bestätigung/Erinnerung, fasst verpasste Anrufe schriftlich zusammen.
2. Offerten-Vorarbeit: Aus Notizen/Bildern entstehen Textbausteine, Mengen-Skizzen, Varianten.
3. Dokumentation: Foto-Serien (Vorher/Detail/Nachher) werden beschriftet, Checklisten befüllt, PDFs sauber abgelegt.
4. Nachfassen: Höfliche Kurz-Mails/WhatsApp/SMS mit Statusfrage und drei Terminvorschlägen.
Minimal-Plan (6 Wochen): Woche 1 Ziel & Messwerte festlegen → Woche 2 Setup (Nummer, Kalender, Vorlagen) → Wochen 3–4 Live auf kleiner Gruppe → Woche 5 Feinschliff → Woche 6 Auswertung (Zeitersparnis, Termine, Qualität, Kosten pro Vorgang).
Schätzungen Kosten (realistische Bandbreiten pro Monat)
Pilot „Text-basiert“ (Mail/Chat): ca. CHF 500–2’500 (oder mehr) + 1–2 Tage Einrichtung.
Mit Telefon/Sprach-KI + Kalender + CRM: ca. CHF 2’000–10’000 (oder mehr, stark volumenabhängig).
Unverbindliche Richtwerte und Annahmen: Plattformlizenzen CHF 50–150/Nutzer; Text-KI im Rappenbereich/Interaktion; Sprach-KI CHF 0.20–1.50/Minute; einmalig 1–5 Tage für Vorlagen & Integrationen.
Erfahrungswerte und Annahmen aus KMU-Projekten
Antwortzeiten auf Anfragen −30–60 %.
Erreichbarkeit (Telefon/Rückruf) +20–40 %.
Zeit bis Offerte −25–50 %.
Dokulücken (fehlende Fotos/Protokolle) −30–70 %.
No-Shows dank Erinnerungen um 10–25 % reduziert.
(Ergebnisse schwanken je Gewerk; Liste & Vorlagen sind der grösste Hebel.)
Woran erkennt man möglicherweise unseriöse Angebote?
„100 % Ersatz Ihres Teams in 30 Tagen“ – unrealistisch.
Kein Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach DSG, unklare Datenspeicherung/-löschung.
Nur Jahresvertrag, kein Pilot/Monatskündigung.
Keine Handover-Regeln: Bot redet weiter, obwohl es heikel wird.
Keine Protokolle/Audit-Logs; nur weiche „Gefühle“ statt harter Kennzahlen (Zeit, Fehlerrate, Termine, Kosten).
Beispiele Checkfragen fürs Erstgespräch mit Anbietern
Integration: „Wie bindet sich die Lösung an unser Telefon/CRM/Kalender an?“
Sprachqualität: „Wie gut versteht das System Dialekt? Gibt es Beispiele auf Deutsch/Schweizerdeutsch?“
Übergabe: „Wann geht der Fall sofort an eine Person? Wie wird das signalisiert?“
Datenschutz: „Wo liegen Audio/Text-Daten? Löschfristen? DSG-Vertrag?“
Messung: „Welche Kennzahlen sehen wir im Pilot? Können wir sie exportieren?“
Pilot: „Bieten Sie einen 6-Wochen-Pilot mit Fixpreis an?“
Fazit
KI-Assistenten lohnen sich, wenn ihr gezielt sucht, im eigenen Ökosystem startet und klein, aber messbar pilotiert. Gute Stammdaten, Vorlagen und klare Übergaben schlagen jeden Wunder-Bot.
Wer seriöse Anbieter über Marktplätze & Vergleichsseiten auswählt, Kosten offenlegt und nach 6 Wochen in Zahlen denkt, macht aus Technik Mehrwert statt Mehrarbeit.
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- 29.09.2025
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