⚠️ Backoffice mit KI-Assistenten im Handwerk: Wo anfangen, wonach suchen, was kostet’s?

Ein kleiner Betrieb will Telefon, Terminplanung, Offerten-Skizzen oder Dokumentation mit KI entlasten. Das ist heute machbar – wenn man gezielt sucht, klein startet und messbar prüft. Hier der praxisnahe Überblick ohne Verbandsumwege.

Wo informieren – und wo Anbieter finden?

Die besten Einstiege sind Produkt- und App-Marktplätze sowie neutrale Software-Vergleichsseiten. Dort seht ihr echte Funktionslisten, Preise, Bewertungen und oft Live-Demos.

Software-Vergleichsseiten: Capterra, G2 (Filter: „Voicebot“, „KI Telefonassistent“, „Terminbuchung“, „Dokumentations-Automatisierung“).

App-Marktplätze (beste Integration zuerst prüfen):

CRM: HubSpot App Marketplace, Salesforce AppExchange.

Büro/Kommunikation: Google Workspace Marketplace, Microsoft AppSource/Teams-Store.

Automatisierung: Make (ehem. Integromat) Directory, Zapier App Directory.

Cloud-Telefonie/Contact-Center-Anbieter mit KI-Modulen (Stichworte unten).

Freelancer/Dienstleister mit Handwerksfokus (z. B. Malt, Upwork) – für Setup und Anpassungen.

👉 Tipp: Sucht zuerst in dem Ökosystem, das ihr schon nutzt (z. B. euer CRM oder eure Telefonanlage). Eine solide Integration schlägt die „beste Einzellösung“.

Konkrete Suchbegriffe (Deutsch, CH-Kontext)

Telefon/Erreichbarkeit: „KI Telefonassistent Schweiz“, „Voicebot Terminvereinbarung Handwerk“, „deutsch schweizerdeutsch Spracherkennung“, „Anruf-Zusammenfassung KI“, „Rückruf automatisch“.

Offerten & Doku: „KI Offerte Vorlage Handwerk“, „Bau Foto-Dokumentation automatisch“, „Protokoll aus Bildern erzeugen“, „PDF Checkliste Bau KI“.

Planung & Nachfassen: „Terminbuchung Handwerk Online Assistent“, „Nachfassen automatisch Mail SMS“, „Kalender Integration Teams/Google“.

Automatisierung allgemein: „Make Szenario Telefon“, „Zapier Call-Workflow“, „CRM Deal automatisch erstellen KI“.

Recht & Datenschutz: „DSG Schweiz Auftragsbearbeitung Vorlage“, „Einwilligung Telefonaufzeichnung Schweiz“.

Was ist heute sinnvoll – und wie setzt man’s auf?

Als Hybrid-Modell: Die KI macht Fleissarbeit, der Mensch übernimmt Ausnahmen und Entscheide.

1. Erreichbarkeit & Termine: KI nimmt Anrufe freundlich entgegen, schlägt Zeiten vor, versendet Bestätigung/Erinnerung, fasst verpasste Anrufe schriftlich zusammen.

2. Offerten-Vorarbeit: Aus Notizen/Bildern entstehen Textbausteine, Mengen-Skizzen, Varianten.

3. Dokumentation: Foto-Serien (Vorher/Detail/Nachher) werden beschriftet, Checklisten befüllt, PDFs sauber abgelegt.

4. Nachfassen: Höfliche Kurz-Mails/WhatsApp/SMS mit Statusfrage und drei Terminvorschlägen.

Minimal-Plan (6 Wochen): Woche 1 Ziel & Messwerte festlegen → Woche 2 Setup (Nummer, Kalender, Vorlagen) → Wochen 3–4 Live auf kleiner Gruppe → Woche 5 Feinschliff → Woche 6 Auswertung (Zeitersparnis, Termine, Qualität, Kosten pro Vorgang).

Schätzungen Kosten (realistische Bandbreiten pro Monat)

Pilot „Text-basiert“ (Mail/Chat): ca. CHF 500–2’500 (oder mehr) + 1–2 Tage Einrichtung.

Mit Telefon/Sprach-KI + Kalender + CRM: ca. CHF 2’000–10’000 (oder mehr, stark volumenabhängig).

Unverbindliche Richtwerte und Annahmen: Plattformlizenzen CHF 50–150/Nutzer; Text-KI im Rappenbereich/Interaktion; Sprach-KI CHF 0.20–1.50/Minute; einmalig 1–5 Tage für Vorlagen & Integrationen.

Erfahrungswerte und Annahmen aus KMU-Projekten

Antwortzeiten auf Anfragen −30–60 %.

Erreichbarkeit (Telefon/Rückruf) +20–40 %.

Zeit bis Offerte −25–50 %.

Dokulücken (fehlende Fotos/Protokolle) −30–70 %.

No-Shows dank Erinnerungen um 10–25 % reduziert.
(Ergebnisse schwanken je Gewerk; Liste & Vorlagen sind der grösste Hebel.)

Woran erkennt man möglicherweise unseriöse Angebote?

„100 % Ersatz Ihres Teams in 30 Tagen“ – unrealistisch.

Kein Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach DSG, unklare Datenspeicherung/-löschung.

Nur Jahresvertrag, kein Pilot/Monatskündigung.

Keine Handover-Regeln: Bot redet weiter, obwohl es heikel wird.

Keine Protokolle/Audit-Logs; nur weiche „Gefühle“ statt harter Kennzahlen (Zeit, Fehlerrate, Termine, Kosten).

Beispiele Checkfragen fürs Erstgespräch mit Anbietern

Integration: „Wie bindet sich die Lösung an unser Telefon/CRM/Kalender an?“

Sprachqualität: „Wie gut versteht das System Dialekt? Gibt es Beispiele auf Deutsch/Schweizerdeutsch?“

Übergabe: „Wann geht der Fall sofort an eine Person? Wie wird das signalisiert?“

Datenschutz: „Wo liegen Audio/Text-Daten? Löschfristen? DSG-Vertrag?“

Messung: „Welche Kennzahlen sehen wir im Pilot? Können wir sie exportieren?“

Pilot: „Bieten Sie einen 6-Wochen-Pilot mit Fixpreis an?“